Haruskah Anda Menggunakan Slip Gaji Digital?

Semakin banyak bisnis yang menghilangkan slip gaji kertas tradisional dan beralih ke slip gaji digital. Meskipun ini mungkin tampak seperti perubahan yang tidak kentara, sebenarnya dapat menghasilkan penghematan yang cukup besar dan membuat manajemen penggajian Anda jauh lebih efisien dan efisien. Dari membantu perusahaan Anda menjadi ramah lingkungan sehingga memudahkan untuk menyimpan catatan yang akurat, menjadi digital dapat mengubah cara Anda mengatur, membuat, dan mendistribusikan slip gaji Anda.

Apa itu Slip Gaji Digital?

Seperti namanya, slip gaji digital adalah versi digital dari slip gaji kertas tradisional Anda. Mereka dikirim setiap minggu atau setiap bulan dan berfungsi kurang lebih sama seperti slip kertas. Mereka berisi semua informasi yang sama seperti pendahulunya tetapi dibuat, dikomunikasikan, dan disimpan secara elektronik. Meskipun digitalisasi slip gaji karyawan Anda mungkin tidak terdengar sangat inovatif, hal itu menguntungkan karena beberapa alasan berbeda. 

Baik Anda ingin meningkatkan kredensial ramah lingkungan dengan meminimalkan penggunaan kertas atau mengurangi biaya penggajian dengan menyederhanakan distribusi, slip gaji elektronik dapat membantu Anda mencapai tujuan. Kami akan melihat lebih mendalam tentang bagaimana slip gaji elektronik dapat bermanfaat bagi organisasi Anda nanti di artikel ini. Tapi pertama-tama, kami pikir yang terbaik adalah memeriksa berbagai cara untuk mendistribusikannya.

Apakah Slip Gaji Digital Legal?

Di banyak negara mereka. Di Inggris, Undang-Undang Hak Ketenagakerjaan 1996 menggarisbawahi hak atas pernyataan gaji yang diperinci. Komisaris Pendapatan menerima slip gaji elektronik dan P60, seperti halnya bank dan lembaga keuangan. Di Irlandia, slip gaji secara legal dapat didistribusikan secara elektronik atau diterbitkan dalam format kertas. Kami cukup yakin ini adalah kasus di sebagian besar yurisdiksi.

Apa Manfaat Slip Gaji Digital?

Menghemat waktu admin, mesin cetak dan kertas serta biaya pengiriman, Anda juga dapat berargumen bahwa slip gaji online juga lebih ramah lingkungan dan merupakan contoh yang bagus untuk ditetapkan. Tetapi mereka juga lebih baik untuk tren meningkatnya jumlah pekerja jarak jauh untuk memiliki metode yang nyaman untuk menerima laporan gaji, melalui perangkat apa pun. Ada juga keuntungan privasi dan keamanan yang signifikan, terutama penting di era GDPR.

Slip yang dikirimkan ke meja orang yang salah dan secara tidak sengaja dilihat oleh karyawan lain dianggap sebagai pelanggaran serius yang dapat dilaporkan ke Petugas Perlindungan Data perusahaan dan harus didaftarkan. Hal yang sama berlaku jika Anda mengirimkan slip yang salah melalui email ke orang yang salah… jadi jangan mengirimkannya melalui email. Pastikan ada lapisan keamanan tambahan seperti login ke sistem HR untuk melihat dan mengakui tanda terima.

Bagaimana slip gaji elektronik dikirimkan?

Sementara slip gaji kertas tradisional dikumpulkan oleh karyawan secara langsung atau dikirim ke alamat rumah mereka, slip gaji elektronik dapat didistribusikan melalui beragam saluran. Yang Anda pilih akan bergantung pada keadaan khusus Anda dan Anda dapat memilih lebih dari satu metode pengiriman, memberi karyawan Anda pilihan dalam cara mereka menerima slip gaji.

1. Intranet

Bisnis yang mengoperasikan intranet perusahaan dapat membuat slip gaji karyawan tersedia melalui platform. Ini memiliki keuntungan karena relatif aman tetapi juga mudah diakses oleh karyawan. Karyawan dapat mengambil slip gaji mereka kapan saja dan, jika mereka lebih suka menyimpan catatan kertas, juga dapat mencetak slip gaji mereka.

2. Surel

Banyak perusahaan mengirimkan slip gaji melalui email kepada karyawan mereka. Meskipun ini adalah opsi yang sah, Anda perlu berpikir panjang dan keras tentang apakah ini pilihan yang tepat untuk perusahaan Anda. Email adalah sarana komunikasi yang terkenal tidak aman dan karena slip gaji berisi banyak informasi pribadi dan keuangan yang penting, kami sarankan untuk hanya menggunakan email sebagai pilihan terakhir. Jika Anda dapat mengirimkan slip pembayaran elektronik Anda dengan salah satu metode lain yang tercantum di sini, kami sarankan untuk melakukannya.

3. Aplikasi Seluler

Beberapa layanan penggajian telah meluncurkan aplikasi slip gaji online yang memungkinkan karyawan masuk untuk menerima gaji mereka. Ini adalah sarana distribusi yang efisien, aman dan mudah diakses, menjadikannya pilihan yang sangat baik. Jika Anda enggan mengalihdayakan layanan penggajian Anda atau membawa pihak ketiga untuk menyediakan layanan tersebut, Anda dapat membuat aplikasinya sendiri - meskipun investasi awal akan meniadakan banyak penghematan biaya awal yang terkait dengan slip gaji elektronik.

4. Portal Daring

Pilihan terakhir Anda adalah mengirimkan slip gaji elektronik Anda melalui portal online. Ini berbagi banyak keuntungan yang sama dengan portal online tetapi secara signifikan lebih mudah untuk mengaturnya sendiri. Seperti semua informasi keuangan yang sensitif, keamanan adalah masalah besar, jadi pastikan Anda dapat menjamin keamanan data dan kepatuhan terhadap GDPR sebelum melakukannya. Dalam banyak kasus, lebih aman, lebih sederhana, dan lebih hemat biaya untuk mengalihdayakan aspek operasi penggajian ini.

Saat ini sudah tersedia software HRIS enterprise yang memiliki fitur slip gaji digital, salah satunya adalah software HRIS Kantor Kita. Selain sebagai software HRD, Kantor Kita juga merupakan software absensi. Jadi jika Anda menggunakan Kantor Kita, penghitungan gaji karyawan Anda sudah berdasarkan rekap hasil absensinya. Pilih software HR terbaik untuk perusahaan Anda.