10 Fitur Utama Sistem Manajemen Kehadiran


Sistem manajemen kehadiran akan membantu Anda melacak jam kerja karyawan, memastikan tidak ada pelanggaran kebijakan atau peraturan. Ini juga sangat membantu dalam mengelola pembayaran gaji karyawan. Kami melihat sepuluh fitur utama sistem manajemen kehadiran, termasuk:

  1. Harus dimiliki: pencatatan jam kerja/keluar, manajemen cuti, penggajian, dan pelaporan

  2. Nice-to-have: biometrik, peringatan yang terlewatkan, dan kalender

  3. Diferensiator: dukungan seluler dan cloud, swalayan, dan analitik


Saat membangun lingkungan kerja yang diaktifkan secara digital, platform canggih untuk manajemen kehadiran menjadi penting. Tidak hanya bertanggung jawab untuk menjaga visibilitas pergerakan karyawan, tetapi sistem manajemen kehadiran juga dapat menyederhanakan kepatuhan. Negara, negara bagian, atau wilayah yang berbeda semuanya mengikuti berbagai mandat peraturan seputar jam kerja, kompensasi karyawan, dan waktu istirahat. Sistem manajemen kehadiran digital melacak detail ini, membuat proses audit menjadi lebih mudah.


Apa itu Sistem Manajemen Kehadiran?

Sistem manajemen kehadiran adalah solusi apa pun yang dapat membantu memantau waktu yang dihabiskan karyawan di kantor. Menariknya, ini tidak harus berupa alat digital register kertas, jam waktu, dan spreadsheet berbasis Excel adalah beberapa model lama dari manajemen kehadiran.Namun dengan teknologi yang berkembang secepat kilat dan perusahaan yang mencari tenaga kerja besar dan terdistribusi, alat untuk mencatat kehadiran harus mengimbanginya. 


Hal ini memunculkan perangkat lunak khusus untuk pelacakan waktu karyawan, mulai dari perangkat lunak lokal hingga alat berbasis cloud dengan analitik lanjutan dan konfigurasi jadwal otomatis. Sistem manajemen kehadiran berbasis cloud atau absensi online menawarkan manfaat fleksibilitas, pengoptimalan biaya, dan kemudahan akses di seluruh perangkat dan platform. Dan beberapa fitur menjadikan alat ini penting untuk organisasi modern.


Fitur yang Harus Dimiliki dari Sistem Manajemen Kehadiran

Baik Anda memilih sistem manajemen kehadiran di tempat atau berbasis cloud, keempat kemampuan ini akan membentuk dasar pelacakan waktu karyawan. Itu sebabnya Anda harus memiliki fitur berikut di daftar periksa Anda:

1. Mencatat waktu masuk dan keluar

Ini adalah manajemen kehadiran yang penting karyawan harus dapat masuk, mendaftarkan waktu istirahat, dan keluar setelah hari kerja selesai, baik menggunakan pembaca kartu magnetik atau nomor telepon yang dipersonalisasi. Pembaca kartu berguna karena mengurangi risiko penipuan atau "proksi" yang masuk.

2. Tinggalkan manajemen

Manajemen cuti adalah area lain di mana sistem manajemen kehadiran Anda harus berperan. Hari yang terlewat seharusnya tidak secara otomatis terdaftar sebagai "absen"; sebaliknya, karyawan tersebut harus diberi tahu untuk mengajukan cuti atau membuat permintaan kehadiran khusus (seperti setengah hari).

3. Integrasi penggajian

Jika sistem manajemen kehadiran Anda terkait dengan penggajian, kompensasi dihitung sesuai dengan waktu yang dimasukkan, merekonsiliasi cuti yang disetujui atau cuti berbayar (PTO). Ingat, ini tidak hanya berarti penggajian harian. Perangkat lunak yang benar-benar berguna akan mendukung kompensasi per jam dan juga manajemen payroll fleksibel.

4. Pelaporan

Membuat dan memelihara catatan kehadiran karyawan adalah tanggung jawab SDM utama di organisasi manapun. Pembuatan laporan dasar, seperti jumlah jam, lembur, hari yang terlewat, dll., harus tersedia dalam format laporan yang dapat diekspor.


Fitur Menarik dalam Sistem Manajemen Kehadiran

Sekarang setelah Anda mengetahui hal-hal yang harus dimiliki untuk manajemen kehadiran, mari kita lihat beberapa fitur menarik yang dapat membantu karyawan Anda menjadi lebih produktif dan juga menghemat waktu dan tenaga Anda yang berharga.

1. Kehadiran biometrik

Kehadiran biometrik seperti sidik jari atau face recognition sangat baik jika Anda memiliki tenaga kerja yang besar dengan jadwal jam masuk dan jam keluar yang spesifik. Misalnya, pusat kontak akan bekerja selama sembilan jam dengan mempekerjakan lebih dari seratus agen. Teknologi biometrik menghilangkan risiko penipuan dengan menggunakan sidik jari karyawan atau identifikasi pribadi lainnya untuk otorisasi kehadiran.

2. Peringatan jam masuk yang terlewatkan

Seringkali, seorang karyawan mungkin lupa untuk masuk setelah istirahat atau melewatkan jam kerja karena terburu-buru untuk pergi setelah hari kerja. Lansiran otomatis akan memberi tahu manajer/karyawan tentang anomali ini, meminta tindakan segera.

3. Integrasi kalender

Sistem manajemen kehadiran juga dapat disinkronkan dengan kalender digital seperti Google Calendar, Outlook, dan sejenisnya. Ini memungkinkan semua orang di tim mengetahui tentang ketersediaan seseorang. Integrasi kalender sangat relevan untuk tim jarak jauh di mana Anda dapat dengan mudah memeriksa kehadiran seseorang melalui kalender bersama.


Fitur Yang Membedakan Sistem Manajemen Kehadiran Anda

Selain hal-hal penting dan bagus untuk dimiliki, kemampuan baru seperti cloud, swalayan, analitik, dan dukungan pekerja pertunjukan dapat membantu mengoptimalkan kinerja dan merampingkan tugas SDM. Begini caranya:

1. Dukungan seluler dan cloud

Sistem manajemen kehadiran berbasis cloud dapat diakses secara luas dari perangkat apa pun. Ini juga menyiratkan integrasi browser yang berarti sistem dapat dibuka tanpa menginstal aplikasi. Selain itu, platform seluler dapat membantu meningkatkan pekerja lapangan dan produktivitas karyawan jarak jauh, memungkinkan pengambilan kehadiran yang akurat dari lokasi mana pun.

2. Layanan mandiri karyawan

Swalayan adalah pengubah permainan untuk sistem manajemen kehadiran Anda. Karyawan Anda tidak perlu lagi masuk ke pintu kantor sebagai gantinya, mereka dapat duduk di meja mereka (on-premise atau remote) dan masuk menggunakan aplikasi/browser. Permintaan cuti, koreksi catatan kehadiran, dan kepatuhan diri juga dapat dilakukan tanpa campur tangan HR atau manajer.

3. Analitik tingkat lanjut

Sistem manajemen kehadiran yang diberdayakan dengan analitik canggih menawarkan visibilitas granular ke dalam pola kehadiran, menyoroti mereka yang sering lembur atau menyimpang dari jam yang dijadwalkan. Perilaku seperti ini sepatutnya dapat dicatat dan diperbaiki, menjunjung tinggi tingkat produktivitas yang optimal di kantor.



Salah satu aplikasi absensi online yang banyak digunakan adalah aplikasi absensi Kantor Kita. Aplikasi absensi karyawan murah dan banyak jenis usaha bisa menggunakannya, mulai perusahaan swasta, pemerintahan atau UMKM. Aplikasi Kantor Kita adalah salah satu aplikasi absensi wajah karena memiliki fitur face recognition yang dapat memantau hasil absensi karyawan secara akurat.
Lokasi: Indonesia

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Manfaat Praktis Dari Rencana Pengembangan Potensi Karyawan

Gambar
Perusahaan yang berinvestasi dalam upaya mengembangkan potensi karyawan untuk meningkatkan tenaga kerja mereka saat ini memiliki beberapa keunggulan, dan kepentingannya tidak dapat diabaikan. Yang paling penting, perusahaan dapat mengakses kumpulan individu yang sangat berbakat yang mampu secara efektif menangani proyek kepemimpinan masa depan atau saat ini. Peluang perusahaan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang paling diinginkan semakin besar jika mereka berhasil menerapkan inisiatif pengembangan karyawan . Dengan meningkatkan dan mempertahankan kinerja karyawan Anda dapat secara tidak sengaja meningkatkan produk dan layanan yang ditawarkan kepada pengguna akhir Anda, yang dapat membantu perusahaan mengambil langkah penting dalam rencana pertumbuhan dan ekspansi mereka. Ini juga dapat membantu perusahaan mendapatkan keunggulan kompetitif atas pesaing mereka dengan menyusun strategi bisnis intuitif secara cerdas. Manfaat Praktis Dari Rencana Pengembangan Karyawan Berikut adalah be
Baca selengkapnya

Manfaat Retensi Karyawan Untuk Perusahaan

Gambar
Retention atau retensi karyawan merupakan fokus utama dari setiap perusahaan. Mengapa? Karena hal ini sangat penting dalam membangun fondasi perusahaan yang sukses. Dengan retensi karyawan, perusahaan bisa menghemat biaya operasional dan waktu dalam merekrut dan melatih karyawan baru. Baca juga : Komponen Biaya Rekrutmen Karyawan Ini berarti bahwa perusahaan mencoba menciptakan kondisi dan situasi untuk menghindari karyawan yang merasa tidak nyaman atau low performance meninggalkan perusahaan. Retensi karyawan menjaga banyak manfaat untuk perusahaan, yang tidak hanya meningkatkan keuntungan dan produktivitas kerja , akan tetapi juga meningkatkan brand image perusahaan itu sendiri. Manfaat Retensi Karyawan Di bawah ini adalah beberapa manfaat yang dihasilkan dari retention (retensi) karyawan untuk perusahaan: 1. Meningkatkan kualitas dan produktivitas karyawan Retention karyawan berarti menahan karyawan yang berkinerja baik dan membuat mereka merasa dihargai dalam pekerjaannya. Ini aka
Baca selengkapnya

Apakah Menjadi HRD Pilihan Karir yang Baik?

Gambar
Keberhasilan suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh budaya kerja , etika bisnis, dan kinerja karyawan, yang semuanya memerlukan praktik manajemen yang baik. Di sinilah fungsi sumber daya manusia (SDM) muncul. Ini memainkan peran integral dalam menumbuhkan hubungan majikan-karyawan yang kuat dan meningkatkan budaya kerja. Meskipun ditetapkan sebagai inti dari suatu organisasi, apakah menjadi seorang HRD memiliki gaji dan jenjang karir yang baik? Sumber daya manusia adalah istilah umum yang menggambarkan berbagai tanggung jawab hubungan karyawan, pengembangan, dan praktik manajemen, yang mencakup perekrutan dan retensi karyawan dalam suatu organisasi. Tujuannya adalah untuk menyusun kebijakan kerja yang efektif yang meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mempromosikan lingkungan kerja yang sehat. Bagaimanapun, sebuah organisasi sama baiknya dengan karyawannya dan karyawannya hanya sebaik tim sumber daya manusianya. Apa yang Dilakukan Seorang HRD? Secara tradisional, peran profesion
Baca selengkapnya