Cara Mudah Meningkatkan Efisiensi Kantor

Sebagai seorang manajer, Anda ingin anggota tim Anda menjadi seproduktif mungkin. Tapi Anda tidak bisa hanya memberi tahu mereka, “Jadilah lebih produktif! Jadilah lebih produktif!” Itu tidak bekerja seperti itu. Alih-alih, alihkan perhatian Anda ke efisiensi kantor dan saksikan produktivitas tim Anda melonjak.

Produktivitas bertumpu pada landasan efisiensi. Jadi, jika efisiensi kantor Anda lemah, penyelesaian tugas akan memakan waktu lebih lama dan akibatnya produktivitas Anda akan menurun. Tetapi jika efisiensi kantor Anda kuat, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas akan berkurang dan produktivitas Anda akan meningkat.

Pada artikel ini, kami akan berfokus pada peningkatan efisiensi dan efektifitas kantor sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas tim Anda secara keseluruhan.

Cara Meningkatkan Efisiensi Kantor

Jika beberapa tips ini baru untuk gaya bisnis atau manajemen Anda, jangan merasa Anda harus menerapkan semuanya di akhir hari kerja hari ini. Gunakan cara yang lebih modern dan efisien, alih-alih pilih satu atau dua dan latihlah sampai menjadi kebiasaan.

1. Menerima Umpan Balik dan Kritik Konstruktif

Tidak seorang pun di kantor atau tim Anda bekerja dalam ruang hampa. Semua yang Anda dan orang lain lakukan berdampak langsung pada seluruh tenaga kerja Anda. Itu termasuk keputusan yang mungkin Anda buat, tindakan yang Anda ambil, jalan pintas yang Anda ikuti, dan banyak lagi.

Beri tim Anda kesempatan untuk berbicara atau menawarkan umpan balik jika memungkinkan. Bahkan profesional yang paling berpengalaman pun dapat menggunakan nasihat, dan orang lain mungkin memiliki solusi yang lebih baik dan lebih efisien untuk suatu masalah. Ada cara yang benar dan salah untuk melakukannya. Anda tidak ingin seseorang menjadi tidak patuh atau berdebat di depan anggota tim Anda yang lain. Tapi Anda bisa mendorong diskusi terbuka dengan orang lain. Tetap berpikiran terbuka saat Anda mengizinkan anggota tim untuk menjangkau dan memberi mereka perhatian yang layak mereka dapatkan.

Gunakan umpan balik reguler untuk meningkatkan kinerja, terutama jika bersifat konstruktif dan memberikan solusi atau strategi alternatif. Anggota tim yang dapat memberikan umpan balik biasanya berada di garis depan, bekerja dengan teknologi, alat, dan solusi secara langsung. Mereka tahu bagaimana, di mana dan apa yang bisa dilakukan untuk memperbaiki situasi. Alih-alih langsung menolak kritik dari tim Anda, nilai umpan baliknya secara penuh.

2. Beri Insentif atau Hadiah Tim Anda

Pekerjaan yang dilakukan dengan baik layak mendapatkan lebih dari sekadar tepukan di punggung. Ketika orang melakukan sesuatu dengan benar atau menyelesaikan tugas yang sulit, mereka menghargai diakui dalam beberapa cara. Ini tidak harus dalam bentuk bonus uang. Ada banyak cara untuk memberi insentif, kompensasi dan penghargaan kepada karyawan Anda, beberapa lebih murah daripada yang lain. Gagasan meliputi:

• Di akhir proyek pengembangan yang panjang, adakan pesta penutup. Beri setiap orang kesempatan untuk bersosialisasi dan bersenang-senang setelah bekerja keras selama berbulan-bulan untuk menyelesaikan pekerjaan.

• Tawarkan tiket ke acara olahraga lokal.

• Beri setiap orang satu hari tambahan liburan berbayar.

• Biarkan mereka membawa hewan peliharaannya ke tempat kerja.

• Bawa mereka keluar untuk makan malam.

• Mengadakan kontes atau promosi internal.

• Berikan hadiah.

• Bagikan piala atau penghargaan.

Jangan takut untuk berpikir di luar kotak. Orang senang diberi penghargaan dan dihujani dengan pujian, dan Anda berada dalam posisi yang tepat untuk memberikannya kepada tim Anda. Semakin bahagia dan puas karyawan Anda di tempat kerja, mereka akan semakin produktif dan berdedikasi.

3. Lengkapi Personal Anda dengan Perangkat Lunak dan Dukungan yang Tepat

Apa pun tugasnya, tim Anda memerlukan alat, perangkat lunak, dan dukungan untuk menyelesaikan pekerjaan. Tawarkan semua alat dan teknologi yang mereka butuhkan untuk mewujudkannya. Pastikan semuanya berfungsi dengan baik, dengan semua perangkat lunak dan aplikasi terbaru seperti aplikasi absensi dan perkantoran. Ini termasuk memastikan keamanan dan privasi tim Anda selama tugas mereka juga. Anda mungkin perlu mendukung mereka dengan tim TI atau pemeliharaan yang memadai, yang sepadan dengan biayanya, terutama jika Anda mengkhawatirkan produktivitas.

Cobalah untuk meminimalkan pemeliharaan atau downtime sistem. Optimalkan jadwal agar semuanya sesuai, termasuk pekerjaan TI. Terakhir, pastikan untuk meningkatkan dan menjaga keamanan semua sistem dan data yang melewati bisnis Anda.

Baca juga : Efektifitas dan Manfaat Aplikasi Absensi Online Untuk Perkantoran

4. Mengandalkan Manajemen Proyek dan Alat Alur Kerja

Sebagai manajer tim, Anda memiliki rangkaian detail dan informasi yang luar biasa untuk dilacak. Sangat mudah untuk kehilangan jejak mereka, terutama ketika Anda terpaksa menyebarkan perhatian Anda ke berbagai departemen.

Jangan mengambil tanggung jawab ini sendiri, setidaknya tanpa dukungan yang Anda butuhkan. Seperti anggota tim lainnya, Anda dapat menggunakan alat untuk membantu Anda

5. Mengotomatiskan Proses yang Tidak Efisien

Di setiap tingkat organisasi Anda, karyawan melakukan tugas berulang. Mereka mungkin harus mentransfer data pelanggan secara manual, memeriksa keakuratan dokumen bisnis dasar, atau menghabiskan waktu untuk mengambil dan mengambil kembali catatan yang sama berulang kali. Proses yang tidak efisien menciptakan kesibukan bagi karyawan tugas-tugas yang menyebabkan pelepasan dan kebosanan tetapi tetap harus diselesaikan.

Bayangkan seberapa produktif tim Anda jika proses bisnis sederhana diselesaikan secara otomatis. Dengan menerapkan otomatisasi, Anda dapat membebaskan pekerja untuk menghabiskan waktu mengerjakan tugas yang lebih bermakna dan mengurangi kemungkinan kelelahan di departemen keuangan dan akuntansi. Selain itu, saat Anda mengotomatiskan sistem, Anda dapat meningkatkan kontrol kualitas, menurunkan biaya pengoperasian, dan meminimalkan kemungkinan kesalahan manusia dalam dokumentasi.

Sistem bisnis otomatis menggunakan fasilitas teknologi untuk melengkapi fungsi bisnis dasar dengan input minimal dari karyawan. Namun, otomatisasi untuk proses bisnis yang tidak efisien tidak menghilangkan pekerjaan manusia seperti yang diyakini sebagian orang. Sebaliknya, ini memungkinkan pekerja manusia untuk menggunakan semua energi mereka untuk tugas-tugas tingkat tinggi yang lebih memuaskan dan menguntungkan.

Jadi, bagaimana Anda mengotomatiskan proses yang tidak efisien di bisnis Anda? Berikut adalah tiga langkah untuk memulai:

• Identifikasi inefisiensi: Duduklah bersama karyawan Anda dan tanyakan kepada mereka bagian mana dari pekerjaan mereka yang berlebihan, membosankan, atau membuat frustasi. Perhatikan baik-baik proses dalam sumber daya manusia, keuangan dan akuntansi serta pesanan dan distribusi produk.

• Membujuk pemangku kepentingan: Agar otomatisasi dapat membuat perbedaan dalam produktivitas, semua orang harus ikut serta. Hadirkan solusi untuk otomatisasi kepada para pemimpin bisnis dan karyawan, dengan fokus pada bagaimana perubahan akan meningkatkan operasi.

• Pilih perangkat lunak otomasi: Sesuaikan proses yang ingin Anda otomatisasi dengan alat yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Seperti absensi online, penghitungan slip gaji online, perangkat lunak dokumentasi otomatis, dan formulir cerdas semuanya dapat bekerja secara mandiri atau bersama-sama untuk mendigitalkan, melengkapi, atau menyimpan dokumen bisnis secara otomatis.

6. Wawasan Tambahan tentang Cara Meningkatkan Efisiensi Karyawan

Anda memerlukan penyempurnaan dan kemajuan bertahap untuk menjadikan kantor Anda seefisien mungkin. Jangan berharap untuk memengaruhi perubahan efisiensi Anda yang tiba-tiba dalam semalam, terutama saat bekerja dengan tim besar. Ya, jauh lebih mudah untuk meningkatkan produktivitas seorang individu, atau bahkan satu departemen, tetapi Anda perlu seluruh bisnis Anda bekerja dalam arah yang sama. Untuk meningkatkan produktivitas, setiap orang harus bekerja dengan potensi dan kapasitas penuh mereka.

Seperti yang mungkin telah Anda perhatikan saat membaca kiat-kiat ini, memberikan lingkungan yang aman, nyaman, dan menyenangkan kepada tim Anda juga penting untuk berkembang. Tanpa manfaat ini, Anda mungkin melihat lebih dari sekadar penurunan produktivitas. Seluruh model bisnis Anda bisa menderita.

Jika Anda benar-benar ingin mengetahui cara meningkatkan efisiensi dan efektivitas kehidupan kantor, hubungi tim Anda secara rutin untuk mengukur kebahagiaan mereka. Lakukan segala daya Anda untuk memberi mereka alat, sumber daya, dan dukungan yang mereka butuhkan. Tak lama kemudian, Anda akan melihat efisiensi tenaga kerja Anda meroket.